BeeCon 2016: Cómo se prepara una conferencia

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Cada vez queda menos para la BeeCon 2016

¿Os habéis fijado en cómo ha crecido el contenido de la página web para la BeeCon 2016 en los últimos meses? Seguro que os preguntáis cómo ha sido generado todo este contenido.

A continuación os contamos como la colaboración de los miembros de la Order of the Bee y de los empleados de Alfresco han hecho posible este resultado.

Recogida de datos

En la página web hay diferentes enlaces a Google Forms, herramienta en la que hemos diseñado formularios para el registro de participantes, para el Hack-a-thon y para el resto de eventos que requerían inscripción. Los datos rellenados por los solicitantes son almacenados en hojas Excel en Google Drive, una hoja por cada formulario.

Los ponentes están subiendo sus presentaciones, biografías, resúmenes e imágenes a nuestro servidor personalizado de Alfresco. Este servidor ha sido instalado con la última versión de la Alfresco Honeycomb Edition, que incluye un vistoso tema de Alfresco Share acorde con el sitio web.

Cada ponente es contribuidor en el Sitio de Ponentes de Alfresco, por lo que no puede modificar los documentos de otros ponentes. Sin embargo, el ponente tiene permisos de Administrador sobre sus propias carpetas, por lo que puede gestionar sus contenidos sin restricciones dentro del sitio.

Procesado de datos

Todos estos datos requieren algún tratamiento, así que hemos desarrollado algunos scripts que se combinan con programas Java para cocinar la información almacenada en Google Drive y Alfresco. Cuando estos datos estructurados son obtenidos (básicamente Charlas, Ponentes y Sesiones) pueden ser exportados a diferentes formatos: ficheros JSON, correos electrónicos personalizados…

Publicación de datos

Son utilizados dos canales principales para la organización de la BeeCon: la página web pública y el correo electrónico.

Página web

La página web está desarrollada utilizando AngularJS y ficheros de datos JSON estáticos. Se aloja en un repositorio público de GitHub. Periódicamente, se lanza un proceso manual que genera los ficheros de datos JSON de acuerdo a los cambios que se han producido tanto en Google Drive como en Alfresco. Estos ficheros JSON son subidos a GitHub y la página web es actualizada automáticamente.

Por otra parte, hemos utilizado el servicio externo XING events para gestionar el pago de las entradas.

Correo electrónico

Hemos adaptado los correos que fueron redactados para el último Alfresco Summit para comunicarnos a los ponentes diferentes circunstancias: aceptación de la charla, plazos, instrucciones… Estas plantillas, combinadas con nuestros datos estructurados, han permitido enviar correos personalizados para cada uno de vosotros.

Toma de decisiones

Se han constituido diferentes comités para dividir el ingente número de tareas que conlleva la organización de la conferencia. Nuestros principales criterios de asignación de miembros a los comités responsables de la toma de decisiones han sido que tuviesen un número impar de miembros y que formasen parte de él tanto miembros de la Order of the Bee como miembros de Alfresco.

Algunos recursos internos

beecon-inside-2

Carpeta compartida de Google Drive en la que se recogen los datos de los formularios

beecon-inside-1

Alfresco usado para la colaboración de ponentes

Unas palabras finales

Gracias a todos los que habéis hecho posible que esta primera BeeCon sea un enorme éxito.

 

Unidad de negocio, keensoft