Alfresco Activiti para la tramitación de la Administración Electrónica

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Liberación de la primera versión Early Access para Alfresco 5.1
Nueva versión de nuestro addon de firma electrónica para Alfresco

La implantación de la Administración Electrónica en España ha alcanzado un grado de madurez tecnológico que permite la construcción de procesos administrativos utilizando un buen número de servicios electrónicos básicos: firma electrónica, sellado de tiempo, registro, notificaciones, pago, factura, contratación, interoperabilidad….

Sin embargo, en relación a la tramitación electrónica, existen todavía algunos desafíos que no han sido alcanzados:

  • Se han definido catálogos con miles de procedimientos electrónicos que aún no han sido implantados
  • La evolución de la tecnología y la escasa adopción del DNI electrónico han motivado la introducción de nuevos mecanismos de identificación y autenticación (como Cl@ve), que hacen obsoletas muchas de las plataformas ya en servicio
  • El acceso a estos servicios electrónicos desde los dispositivos sigue siendo una asignatura pendiente
  • El archivo electrónico único, que será legislado en los próximos meses, motivará cambios en las infraestructuras tecnológicas de muchas organizaciones

En este artículo se analiza la aplicación de Alfresco Activiti a las plataformas actuales de Administración Electrónica con el objetivo de facilitar la superación de estos desafíos.

Esquema clásico de componentes de Administración Electrónica

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El esquema clásico de una arquitectura de Administración Electrónica, basado en W@nda o alguno de sus múltiples derivados, provee una capa de servicios externos para ciudadanos y aplicaciones que suele estar ubicada en zona de Internet. En este capa pública, tanto los ciudadanos como las aplicaciones, realizan la solicitud para el inicio de nuevos trámites, consultan el estado de sus peticiones o realizan operaciones aisladas en los servicios de backend (como el pago de tributos o la presentación de facturas). En la capa de tramitación, ubicada en zona de Intranet, los gestores del organismo reciben las peticiones originadas en la capa de servicios externos, generan nuevas tareas de acuerdo a los flujos de trabajo modelados e interactúan con los servicios de backend. El acceso a estos servicios de backend, gestionados por los operadores, es ofrecido en algunos casos a través de algún bus ESB o bien se realizan integraciones directas generalmente mediante servicios web. En algunas organizaciones se utiliza parte de los servicios comunes provistos para las administraciones públicas (plataforma @firma, plataforma de sellado de tiempo, pasarela de pagos…) mientras que en otras se han implantado soluciones o productos de terceros.

Nueva arquitectura con Alfresco Activiti

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La inclusión de Alfresco Activiti como aplicación de BPM y Alfresco One como repositorio ECM en el esquema clásico de Administración Electrónica permite enriquecer las capacidades de cada una de las capas de servicio. Tanto el Sistema de Información Administrativa (SIA) como el Escritorio de Tramitación (en el que se utilizan soluciones equivalentes a PTw@ndA) se benefician de las funcionalidades de la nueva Activiti APP, mientras que la implantación de dos instancias separadas de Activiti permite seguir manteniendo la separación de las zonas de Internet e Intranet. Por otra parte, la utilización de Alfresco One como repositorio de documentación con zonas diferenciadas de Trabajo, Tramitación, Oficina y Archivo provee una infraestructura suficiente para implementar las políticas necesarias para la constitución de un archivo electrónico único. Finalmente, en la capa de integración, la utilización de un framework específico para la creación de APIs como swagger.io permite exponer de una manera sencilla los servicios básicos en formato REST y facilitar así tanto las líneas de integración con Activiti como el acceso a las aplicaciones móviles.

Funcionalidades provistas por la nueva arquitectura

Solicitud

  • Identificación de ciudadanos mediante Cl@ve
  • Identificación de aplicaciones mediante OAuth 2 y API keys
  • Firma electrónica de formularios y documentos a través del cliente @firma (usando applet o aplicación standalone)
  • Integración de Activiti en SIA como aplicación web embebida para el acceso al inicio de solicitudes por parte de los ciudadanos
  • Integración de Activiti con la Carpeta del Ciudadano para recuperar el estado de las solicitudes
  • Integrado con Alfresco de manera nativa para la gestión de documentos

Tramitación

  • Identificación de empleados públicos mediante certificado electrónico
    • Aunque también sería posible incluir sistemas como Cl@ve, en entornos cerrados resulta más efectivo el empleo de servicios de identificación robustos y eficientes
  • Firma electrónica de formularios y documentos a través del cliente @firma (usando applet o aplicación standalone)
  • Creación de tareas libres, para cubrir procesos no modelados o descubrir nuevas vías de tramitación
  • Gestión de tareas colaborativas
  • Utilización de plantillas de documentos, procesos, tareas, formularios y campos
  • Visualización en línea de cualquier formato de documento mediante tecnología HTML 5 pura
  • Integrado con Alfresco de manera nativa para la gestión de documentos

Backend

  • Identificación de aplicaciones mediante OAuth 2 y API keys
  • Exposición mediante API REST de servicios básicos, bases de datos y otras aplicaciones
    • Bien mediante swagger.io o bien mediante configuración del Bus ESB
  • Integrado con Alfresco para la gestión de documentos

Modelador

  • El editor BPMN de Activiti incluye todas las funcionalidades provistas por otros productos como Model@ y además:
    • Respeta el estándar BPMN 2.0
    • Puede ser utilizado en cualquier sistema operativo, bien directamente a través del navegador web o bien a través de un plugin para eclipse
    • Dispone de un modelador sencillo para usuarios de negocio orientado a pasos, omitiendo la complejidad inherente al modelado BPMN
    • El modelado de formularios y plantillas se realiza mediante operaciones de drag & drop

Y una cosa más: Analytics!

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Alfresco Activiti dispone de una integración con el motor de indexado elastic que permite la generación de cuadros analíticos interactivos de una manera sencilla. El producto incorpora los siguientes cuadros, aunque permite desarrollar cualquier tipo de cuadro adicional:

  • Mapa de calor de procesos
    • Número de ejecuciones de pasos
    • Tiempo medio / máximo de pasos
  • Trámites activos / completados por proceso
  • Identificación de trámites y tareas más lentas
  • Medición de acuerdos de nivel de servicio

Algunas conclusiones

La incorporación de las últimas tecnologías en las plataformas de administración electrónica de la mano de Alfresco, permitirá a las organizaciones completar sus servicios y afrontar con éxito las necesidades emergentes. La implementación de nuevos procedimientos en esta arquitectura puede realizarse de una manera mucho más eficiente que con las herramientas tradicionales, ya que provee soluciones de modelado estándar con diferentes visiones de negocio y la posibilidad de construir flujos de proceso libres a voluntad. La integración de los nuevos mecanismos de identificación (basados en esquemas de tipo Cl@ve) favorecerá la utilización de los servicios electrónicos por parte de los ciudadanos y abrirá el acceso a los mismos mediante dispositivos móviles. Finalmente, la constitución de un archivo electrónico único basado en Alfresco One, permitirá disponer de un repositorio para almacenar toda la documentación de la organización (tanto interna como externa) y en el que se explotará el potencial de las búsquedas mediante datos y contenido provistas por Alfresco.

Quizá se piense que la Administración Electrónica es un asunto del pasado, pero hemos de ser conscientes de que todavía nos queda por recorrer la última milla. Y es en este momento en el que productos como Alfresco pueden impulsar nuestra experiencia con los procesos de implantación y mejora de los servicios electrónicos para los ciudadanos.

Unidad de negocio, keensoft

2 Comments to “ Alfresco Activiti para la tramitación de la Administración Electrónica”

  1. ALFONSO dice:

    Hola Ángel,

    Pinta muy bien la propuesta pero permíteme que os haga una pregunta: Como decías en entornos cerrados de Alfresco (léase una intranet de gestión documental para un ayuntamiento, como lo que estoy desarrollando con Alfresco Community 5) es más viable soluciones de firma más robustas. Sin embargo, Google Chrome dejó de soportar Java en Septiembre, Firefox se prevee que lo haga a corto plazo. Ambos casos por el tema de la seguridad de Java. Internet Explorer quedaría como el único navegador de los mayoritarios que soportaría Java pero la nueva versión edge parece que no soporta certificados electrónicos (aún).

    Todo ello plantea que de acuerdo a la legalidad (no a la tecnología) puedan existir problemas inminentes en las administraciones electrónicas para firmar documentos.

    Mi pregunta es: En un entorno como Alfresco, estoy usando vuestro addon 0.9 para firma electrónica de documentos (a través de navegadores Firefox ya que en Chrome ya no me funciona) … ¿Qué me recomendarías para poder solucionar el problema a corto plazo para firmar documentos electrónicamente básandonos en la identidad del certificado electrónico sin usar un componente de terceros como es el applet de @firma? Aprovecho para felicitaros por el Addon de firma que funciona estupendamente.

    Un saludo

  2. Angel Borroy dice:

    Alfonso,

    Gracias por tus comentarios y encantados de que nuestro addon os esté ayudando en vuestro proyecto.

    Nuestro enfoque actual es seguir utilizando el componente de firma de @firma, aunque variando el mecanismo para realizar firma por invocación a protocolo. Este mecanismo permite firmar desde cualquier navegador o dispositivo y garantiza la independencia del software a largo plazo. Todavía no lo hemos incorporado al addon de firma en Alfresco porque la versión actual requiere un servidor intermedio para que haga de proxy entre la aplicación nativa del cliente y la aplicación web del navegador.

    Según noticias del propio Ministerio (11 Agosto 2015 – http://administracionelectronica.gob.es/ctt/clienteafirma#novedades): “En septiembre está previsto publicar una nueva versión, que incluye una solución que no requiere servidor intermedio”. Supongo que habrá habido algún retraso debido a imprevistos, pero no creo que se demore mucho más. En cuanto esté disponible la integraremos en el addon de firma.

    También es posible realizar una integración con el proyecto Cl@ve, aunque en nuestro caso la hemos descartado por el momento porque consideramos que a esa tecnología es todavía le queda bastante camino por recorrer antes de convertirse en una alternativa de uso real.

    Gracias de nuevo.