La tasa de crecimiento de documentos en la empresa aumenta anualmente. El volumen de información generado que debe ser conservado y consultado de forma rápida e inmediata impide la gestión de modo tradicional. La incorporación de los formatos electrónicos con los consiguientes sistemas de autenticación y seguridad obligan a la implantación de un sistema de gestión documental.

Los documentos electrónicos requieren de un Sistema de Gestión Documental Electrónico o DMS (Document Management System). Se trata de un sistema informático utilizado para rastrear y archivar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos de papel escaneados. Estos sistemas incorporan módulos de:

Captura, reconocimiento (OCR, OMR).
Descripción de Metadatos para su localización.
Indexación y búsqueda.
Distribución a los usuarios mediante sistemas de autoservicio.
Edición y cooperación para su mantenimiento y uso.
Flujos de trabajo e integración en los procesos y sistemas actuales.

El archivo de una institución organiza la información de toda la documentación. Con la llegada de la documentación electrónica se han incorporado nuevos soportes y necesidades de mantenimiento manteniendo el acceso a la información desde un único punto. Para ello es necesario un Sistema de Gestión de Archivo (SGA) que centralice esta información.

En el caso de la Administración pública la implantación de la administración electrónica convierte en una necesidad más urgente si cabe la adopción de este tipo de sistemas.

Gestión Documental

Nuestra experiencia de más de 6 años en la organización de empresas, el diseño de sus procesos de trabajo y puesta en marcha nos avalan para la implantación de sistema de gestión documental en todas sus facetas tanto humanas como tecnológicas. Tecnológicamente poseemos personal con certificación oficial para el desarrollo de soluciones de Alfresco, el sistema de gestión documental Open Source más importante del mercado.
Nuestros servicios son:

Identificación y descripción de la tipología documental
Consultoría para la definición de los flujos de trabajo
Implantación de sistemas de gestión documental
Integración del DMS con los sistemas operacionales actuales
Formación técnica y de usuario específica (Gestión del cambio).

Gestión de Archivo

keensoft posee una amplia experiencia en el desarrollo e implantación de sistemas de gestión de Archivo poniendo en práctica su profundo conocimiento de la normativa y estándares nacionales e internacionales en Record Management (MARC, ISAD, ISO15489,Dublin Core,...).

En keensoft hemos desarrollado un SGA acorde con esta normativa con los módulos de:

Gestión de entradas.
Gestión de salidas.
Gestión de cuadros de clasificación.
Gestión de depósitos (físicos y electrónicos).
Descriptores.
Pantallas de descripción .
Custodia digital.
Gestión de usuarios y permisos integrada.