Qué hacer con tus datos en la Era Post ECM

por / miércoles, 16 mayo 2018 / Publicado enBlog
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Desde que Gartner asesinase el término ECM hace algún tiempo, muchos otros términos han sido propuestos para denominar este mercado. Content Services Platforms (CSP), la propuesta de Gartner, parece que ha conseguido imponerse a los demás. A pesar de que la AIIM, que acuñó el término ECM hace 20 años, está tratando de boicotear la adopción de CSP, muchos otros actores están ya utilizándolo para describir sus soluciones. Alfresco, Microsoft, OpenTextHyland e IBM están liderando esta nueva arquitectura basada en microservicios para resolver los clásicos escenarios ECM.

Actualmente, las compañías tienen los mismos problemas en relación a la gestión de contenido que tenían hace unos años:

  • El tiempo gastado en buscar la información depende más de las habilidades del empleado que de las capacidades del software
  • La información almacenada es desestructurada, está duplicada y resulta muy difícil la colaboración para producir nuevos contenidos
  • El acceso desde dispositivos móviles a la información requerida sigue siendo un asunto pendiente

Este problemas están originados en su mayor parte por la existencia de Silos de Información repletos de Datos Desestructurados. La mayoría de compañías almacenan la información en varios repositorios desconectados (ECM, CRM, Shared Folders, OneDrive), donde la información es producida de una manera aislada y no clasificada. De hecho, algunos estudios de IBM muestran que alrededor del 80% de todos los datos almacenados por grandes compañías son desestructurados.

Y las cosas no parece que vayan a mejorar en los próximos años. Con la irrupción de las Cosas en el ecosistema del Contenido, la relación entre las personas y la información se ha vuelto más complicada. Por otra parte, el uso de tecnologías de Movilidad, Analítica, Nube y Colaboración (MACC) están introduciendo nuevos retos para las Content Services Platforms: privacidad y seguridad distribuida, trabajo virtual, conexión ubicua y nueva regulación.

Con el objetivo de aportar una solución más adaptativa para esta nueva era, Gartner definió una Arquitectura Nativa en Nube para la gestión de contenidos, en la que tres elementos son relacionados mediante APIs Cloud y conectores basados en microservicios:

  • Aplicaciones para los usuarios, orientadas al negocio y desarrolladas utilizando low-code frameworks
  • Componentes para los servicios, que proveen integración con tecnologías como AI, RPI, PII o reconocimiento de datos
  • Plataformas para el contenido, donde la información es almacenada, persistida y clasificada

El ciclo de vida del contenido incluye la creación, la captura, la automatización, la entrega, la securización y el análisis de los datos. Así que el reto es cómo integrar cada uno de los pasos con el elemento correcto en la plataforma de gestión del contenido para orquestar esa sinfonía de datos.

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Responsable tecnológico para soluciones de gestión documental en keensoft. Especialista en Alfresco y en implantaciones de Administración Electrónica.

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